Jak korzystać z zakładki Zlecenia? Najczęstsze pytania

Czym są zlecenia wystawione i otrzymane?

Dla twojej wygody wszystkie zlecenia zostały podzielone na wystawione i otrzymane.
W zakładce Wystawione znajdziesz wszystkie zlecenia, które wystawiłeś ty lub twoi współpracownicy. Zlecenia te możesz filtrować według nazwisk osób, które je wystawiły.

W zakładce Otrzymane znajdziesz wszystkie zlecenia wystawione twojej firmie przez kontrahentów.

Jak wystawić zlecenie kontrahentowi?

W zakładce Zlecenia kliknij w przycisk z symbolem +. W wersji przeglądarkowej Systemu Trans.eu kliknij przycisk + Dodaj i wybierz z listy Zlecenie.

następnie uzupełnij wszystkie dane:

1. Typ zlecenia: Wystawione/Otrzymane

2. Numer zlecenia (numery zleceń tworzone są według wzoru numeracji, który możesz ustawić samodzielnie, klikając Edytuj wzór numeracji)

3. Dane kontrahenta – dane firm, które wybierzesz ze swojej listy kontaktów uzupełnią się automatycznie. Jeśli wystawiasz zlecenie firmie spoza listy kontaktów, kliknij przycisk Dodaj firmę, a następnie Wybierz z Systemu Trans lub wprowadź dane samodzielnie.

4. Określ cenę frachtu, walutę i termin płatności, miejsca załadunku i rozładunku oraz niezbędne parametry frachtu.

5. Wprowadź treść warunków umowy przewozu – możesz zapisać w systemie własne wzory umów i korzystać z nich podczas wystawiania zleceń.

6. Zapisz zlecenie. Kompletne zlecenie będzie dostępne na liście – możesz je wysłać do zleceniobiorcy od razu lub w dowolnie wybranym momencie.

Jak zmienić szablon numeracji zleceń?

1. Podczas tworzenia zlecenia transportowego, kliknij w link Edytuj wzór numeracji, umieszczony pod polem z numerem zlecenia.

2. W oknie, które się otworzy wybierz znaczniki, z których mają składać się numery twoich zleceń.

3. Wprowadzając znaczniki, ustal też ich kolejność w numerze – na tej podstawie będą tworzyły się automatycznie numery kolejnych zleceń.

Czy adresy stałych kontrahentów trzeba wpisywać ręcznie w każdym zleceniu?

Nie, jeśli dodasz je do swojej książki adresowej (w zakładce Kontrahenci w panelu zarządzania kliknij w przycisk Dodaj kontrahenta, następnie wprowadź jego dane do formularza i zapisz).

Adresy zapisanych kontrahentów możesz wybierać z listy podczas tworzenia zlecenia i uzupełniania miejsc załadunku lub rozładunku.

Jak wystawić zlecenie kontrahentowi spoza Systemu Trans.eu?

Aby wystawić zlecenie firmie spoza Systemu Trans.eu:

1. Dodaj firmę do listy: w oknie tworzenia zlecenia kliknij przycisk Dodaj firmę, a następnie wprowadź dane firmy: nazwa, NIP, mail kontaktowy i inne potrzebne informacje.

2. Podczas tworzenia zlecenia wybierz tę firmę z listy jako kontrahenta.

3. Osoba kontaktowa z firmy otrzyma mailem dokument PDF zlecenia i będzie mieć możliwość przyjęcia/odrzucenia go, korzystając z dedykowanego linka, który wyślemy jej mailem.

Jak dowiem się, że kontrahent zaakceptował zlecenie?

Po przyjęciu zlecenia przez kontrahenta dostaniesz od nas wiadomość, którą wyślemy na adres email przypisany do Twojego konta w Trans.eu.

Status każdego zlecenia jest widoczny na pasku postępu pod każdym ze zleceń na liście i w module ze szczegółowymi informacjami.

Ponadto, w zakładce Powiadomienia pojawiają się systematycznie informacje o zmianach statusów poszczególnych zleceń.

Po zaakceptowaniu zlecenia przez kontrahenta automatycznie powstaje dokument PDF, który potwierdza podjęcie się jego realizacji, czyli pisemne potwierdzenie zobowiązania przyjęcia zlecenia.

Jak dodać własny szablon warunków przewozowych zlecenia?

1. Kliknij w przycisk +, służący do dodawania zlecenia.

2. W oknie tworzenia zlecenia, w sekcji Warunki umowy przewozu kliknij w pole Wybierz z dostępnych szablonów i z listy rozwijanej wybierz Utwórz nowy szablon.

3. Wprowadź nazwę szablonu, wklej treść i kliknij Zapisz. Swoje zapisane szablony możesz dowolnie edytować i usuwać.

Zapisane wzory warunków będą widoczne na liście dostępnych szablonów przy każdym tworzonym przez ciebie zleceniu.

Szablony są przydatne do tworzenia wielu wersji językowych umów w transakcjach międzynarodowych oraz przy zawieraniu transakcji z różnymi typami kontrahentów, wymagających odmiennych uwarunkowań.

Ważne: szablony umów może dodawać tylko pracownik firmy, posiadający status Użytkownika uprawnionego.

Jak ustawić status zlecenia?

Statusy zleceń ustawiają się automatycznie, wraz z postępem w ich realizacji.

Samodzielnie możesz ustawić status płatności zlecenia np. na: Oczekuję płatności (jeśli pozwala na to bieżący etap zlecenia). Zmiany można dokonać, klikając w bieżący status płatności na liście zleceń i ustawiając nowy, zgodnie z podpowiedzią systemu.

Status płatności, który ustawisz, będzie widoczny dla kontrahenta. On również może go zmienić, na przykład, gdy dokona płatności – zmiana będzie widoczna także dla ciebie.

Jak dodawać dokumenty do zlecenia?

1. Wybierz zlecenie z listy, następnie w prawej kolumnie ze szczegółami zlecenia wejdź do zakładki Dokumenty.

2. Kliknij w przycisk Załącz dokument.

3. W oknie dodawania dokumentu wybierz plik z komputera, wprowadź opis i wybierz z listy typ dokumentu (np. Licencja, NIP, zaświadczenie itp.) Jeśli plik ma być dostępny dla Twojego kontrahenta, zaznacz okienko Widoczny dla wszystkich.

4. Kliknij przycisk Zapisz.

Jak potwierdzić wykonanie zlecenia?

Jeśli wykonałeś zlecenie i chcesz je potwierdzić, wybierz je z listy i w prawej kolumnie ze szczegółami zlecenia kliknij w przycisk Potwierdź wykonanie zlecenia. Nie zapomnij też o dołączeniu dokumentów potwierdzających wykonanie.

Gdzie mogę sprawdzić aktualny status zlecenia?

Bieżące statusy wszystkich zleceń są widoczne pod każdym z nich, na liście. Możesz też filtrować zlecenia według wybranego statusu.

Historię zmian statusów danego zlecenia możesz prześledzić w zakładce Historia, umieszczonej w prawej kolumnie ze szczegółami zlecenia.

Jak mogę przeglądać zlecenia według ich statusu?

1. W wyszukiwarce nad listą zleceń (lewa strona zakładki), kliknij w pole z listą rozwijaną, oznaczone symbolem *.

2. Na liście statusów wybierz ten, według którego chcesz wyświetlić zlecenia, dla przykładu: W przygotowaniu.

3. Zostaną odfiltrowane zlecenia ze statusem, który wybrałeś. Aby powrócić do domyślnego widoku wybierz Pokaż wszystkie.

Czy mogę pobrać swoje zlecenia do pliku na komputer?

Tak – aby to zrobić, kliknij w przycisk rozwijający listę poleceń, umieszczony nad listą zleceń, następnie wybierz z listy: Pobierz zlecenia do pliku. Automatycznie zlecenia zostaną pobrane do pliku CSV na twój komputer.

Ważne: pobierać możesz tylko zlecenia wystawione przez twoją firmę lub jej poszczególnych pracowników.

Zlecenia pobrane na dysk mogą służyć do rozliczeń, statystyk zleceń, ponieważ wszystkie informacje (np. cena, termin, osoba odpowiedzialna) są eksportowane.

Czy mogę usuwać zamknięte zlecenia?

Zakończone zlecenia możesz przenosić do archiwum. W tym celu:

1. W module szczegółów zlecenia kliknij w przycisk rozwijający listę poleceń.

2. Wybierz z listy polecenie Przenieś zlecenie do archiwum.

3. Dla Twojej wygody zarchiwizowane zlecenia nie będą wyświetlane na głównej liście.

Ty i kontrahent macie dostęp do archiwum, wybierając w wyszukiwarce zleceń filtr: Archiwalne (patrz pytanie: Jak mogę przeglądać zlecenia według ich statusu?)

Dla zapewnienia bezpieczeństwa użytkownikom systemu nie ma funkcji usuwania zleceń. Każde zlecenie, wystawione i otrzymane, znajdziesz w archiwum.

Czy mogę skopiować zlecenie?

Tak – aby to zrobić:

1. w module z informacjami o zleceniu kliknij w przycisk rozwijający polecenia, umieszczony po prawej stronie i wybierz z listy polecenie: Wystaw nowe zlecenie z tymi danymi.

2. Otworzy się okno tworzenia zlecenia, w którym będą uzupełnione wszystkie dane (możesz je edytować).

3. Postępuj jak w przypadku dodawania nowego zlecenia.

Czy mogę tworzyć szablony zleceń?

Tak, możesz utworzyć wzorcowe zlecenie, a później kopiować je dowolną liczbę razy. Więcej w [Czy mogę skopiować zlecenie?] i [Jak tworzyć szablony zleceń?]

Jak tworzyć szablony zleceń?

Zlecenia można kopiować i używać ich jako szablonów. Aby to zrobić:

1. Wejdź do zlecenia, którego chcesz użyć.

2. W szczegółach zlecenia, w menu rozwijanym po kliknięciu w przycisk więcej i wybierz Wystaw nowe zlecenie z tymi danymi.

3. Na podstawie zlecenia utwórz kolejne – dane będą już uzupełnione.

Pozwala ci to na tworzenie zleceń, które będą stanowić twoje szablony zleceń.

Czy mogę opublikować ofertę na podstawie istniejącego zlecenia?

Tak – aby to zrobić, w module z informacjami o zleceniu:

1. Kliknij w przycisk rozwijający polecenia, umieszczony po prawej stronie i wybierz z listy polecenie: Publikuj ofertę na podstawie zlecenia.

2. Otworzy się okno tworzenia oferty, w którym będą uzupełnione wszystkie dane (możesz je edytować).

3. Jeśli dane w ofercie są poprawne, kliknij Opublikuj ofertę.

Jak stworzyć zlecenie na podstawie mojej oferty?

Zlecenie możesz tworzyć na podstawie ofert, które zgłosiłeś do tej pory. Zarówno tych aktualnych, jak i archiwalnych.

1. Wejdź do modułu Oferty i przy wybranej ofercie kliknij więcej.

2. Wybierz Utwórz zlecenie.

3. Wszystkie dane oferty zostaną skopiowane do formularza zlecenia (nie musisz ich wpisywać ręcznie) i na tej podstawie możesz wysłać zlecenie do kontrahenta.

Ponadto zlecenia tworzą się automatycznie dla każdej oferty, zaakceptowanej przez obie strony i zakończonej transakcją. Użytkownik wystawiający ofertę jest w tej sytuacji wystawiającym zlecenie. Wystarczy uzupełnić w formularzu zlecenia kwotę i termin płatności, by kontrahent otrzymał zlecenie.

Czy mogę anulować zlecenie, które wystawiłem?

Tak – aby to zrobić, w module z informacjami o zleceniu kliknij w przycisk, rozwijający polecenia, umieszczony po prawej stronie i wybierz z listy polecenie: Anuluj zlecenie.

Ponieważ zlecenie zostało już wysłane do kontrahenta, ten będzie je widział jako oznaczone statusem anulowane.

Jak dodać dodatkowe informacje do zlecenia?

Dodatkowe informacje do zlecenia możesz dodawać w postaci notatek. Aby to zrobić, w module z informacjami o zleceniu kliknij w przycisk rozwijający polecenia, umieszczony po prawej stronie i wybierz z listy polecenie: Dodaj notatkę.

Czy mogę dodać notatki do zlecenia, widoczne tylko dla mnie i osób z mojej firmy?

Podczas dodawania notatki sam zdecyduj i określ, czy ma ona być widoczna dla wszystkich, czy tylko dla ciebie.

Jak poprawić lub zmienić dane w zapisanym lub wysłanym zleceniu?

Możesz zmieniać dane w zleceniach, które jeszcze nie zostały wysłane do kontrahenta. Aby to zrobić:

1. kliknij w przycisk Edytuj zlecenie, umieszczony w prawej kolumnie ze szczegółami zlecenia.

2. Po zmianie danych na aktualne kliknij Zapisz.

Ważne: zlecenia wysłanego do kontrahenta nie można już edytować.

Do czego służy zakładka Historia?

Historia zlecenia (zakładka Historia), zawiera wszystkie informacje o przebiegu każdego zlecenia. Pod ręką masz tu wszystkie zdarzenia, które mówią o tym, co się zmieniło na przestrzeni czasu w danym zleceniu i kto dokonał tych zmian.

Jak dodać logo mojej firmy na zleceniach, które wystawiam?

Logo firmy będzie widoczne na każdym dokumencie zlecenia, wystawionym przez twoją firmę, jeśli użytkownik uprawniony dodał je do profilu firmy, następnie zostało ono pozytywnie zweryfikowane przez pracownika Trans.eu i opublikowane.

Sprawdź poradnik, wyjaśniający krok po kroku, jak dodać firmowe logo do profilu i jakie są warunki jego akceptacji.

Potrzebujesz więcej informacji? Skontaktuj się z Działem Obsługi Klienta.